Zatrudnienie ucznia na umowę o pracę — zmiany od 2018 roku i kluczowe informacje

Co to jest zatrudnienie ucznia na umowę o pracę?

Młodociany to osoba w wieku 15–18 lat, która ukończyła co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową. Zatrudnienie takiej osoby na umowę o pracę ma przygotować ją do zawodu — przez naukę zawodu lub przyuczenie do pracy. Umowa powinna być sporządzona na piśmie i jasno określać:

• rodzaj przygotowania zawodowego,
• czas trwania,
• warunki pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia.

Możliwe formy zatrudnienia to:

• umowa na czas określony,
• umowa na wykonanie określonej pracy,
• umowa na okres próbny.

Trzeba pamiętać o ograniczeniach dotyczących godzin pracy i o tym, jakie zadania mogą wykonywać młodociani — pewne prace są dla nich zabronione. Wynagrodzenie ustala się zgodnie z Kodeksem pracy i aktami wykonawczymi, biorąc pod uwagę staż nauki oraz obowiązujące stawki minimalne. Umowa o pracę daje też młodocianemu ochronę prawną, której nie zapewniają umowa zlecenie ani umowa o dzieło — chodzi tu m.in. o limity czasu pracy, zakaz niebezpiecznych zadań oraz obowiązkowe badania lekarskie i nadzór. Do obowiązków pracodawcy należy:

• zorganizowanie kształcenia praktycznego,
• zapewnienie bezpiecznych warunków pracy,
• wypełnianie wszystkich wymogów prawnych dotyczących zatrudnienia młodocianych.

Jak zmiany z 2018 roku wpłynęły na zatrudnienie ucznia?

Od 1 września 2018 roku wprowadzono istotne zmiany — granica wieku młodocianych została obniżona z 16 do 15 lat. To powiązane z uruchomieniem branżowej szkoły I stopnia i nową klasyfikacją zawodów poszerzenie grupy 15–18 lat zwiększyło zapotrzebowanie na miejsca praktyk i przyuczenia, zwłaszcza dla uczniów tej szkoły.

Nowa klasyfikacja uporządkowała programy nauczania zawodu oraz zakresy praktycznej nauki, co zmusza pracodawców do dostosowania planów praktyk do nowych standardów. W praktyce trzeba modyfikować umowy i wzory dokumentów, tak aby odzwierciedlały rodzaj przygotowania zawodowego oraz harmonogram kształcenia uzgadniany z dyrektorem szkoły.

Zmiany wprowadziły też dodatkowe obowiązki administracyjne — pracodawcy muszą prowadzić ewidencję młodocianych i zgłaszać ich zatrudnienie do właściwych organów, np. urzędów miejskich, oraz dostosować dokumentację pracowniczą do ogólnych przepisów. Przepisy dotyczące czasu pracy i dokształcania zostały doprecyzowane: grafiki należy układać tak, by nie kolidowały z zajęciami szkolnymi i praktykami.

Na poziomie administracyjnym minister pracy i polityki społecznej oraz minister edukacji narodowej zyskali nowe uprawnienia — mogą wydawać akty wykonawcze określające szczegóły wyjątkowych przypadków zatrudniania młodocianych. W rezultacie pracodawcy muszą regularnie aktualizować programy praktyk zgodnie z klasyfikacją zawodów i ściśle współpracować z dyrektorem szkoły przy ustalaniu warunków kształcenia.

Przykładowo, zakład zatrudniający ucznia branżowej szkoły I stopnia powinien uzgodnić z dyrekcją zakres praktyk, wprowadzić odpowiednią ewidencję i dopasować grafik do zajęć szkolnych.

Jakie formalności przed zatrudnieniem ucznia na umowę o pracę?

Przed zawarciem umowy o pracę pracodawca musi dopełnić kilku istotnych formalności. Należy wykonać następujące kroki:

• otrzymać pisemną zgodę przedstawiciela ustawowego i dołączyć ją do akt pracowniczych,
• zweryfikować dokumenty — konieczne są świadectwo szkolne poświadczające wykształcenie oraz dokument tożsamości,
• przeprowadzić wstępne badanie lekarskie i uzyskać odpowiednie świadectwo zdrowia,
• zgłosić zatrudnienie do właściwych organów, np. do urzędu miasta,
• prowadzić ewidencję pracowników, w tym młodocianych.

Obowiązkowa jest rejestracja w ZUS jako płatnik oraz zgłoszenie ucznia do ubezpieczeń społecznych — razem z comiesięcznym odprowadzaniem składek. Przed rozpoczęciem pracy młodociany powinien zapoznać się z regulaminem oraz odbyć szkolenie BHP. Jeśli praktyka dotyczy ucznia, trzeba uzgodnić plan praktyk z dyrektorem szkoły i dopasować harmonogram do zajęć szkolnych. W aktach trzeba też zapisać wymiar czasu pracy, warunki zatrudnienia oraz ustalenia dotyczące wynagrodzenia, zgodne z przepisami i minimalnym wynagrodzeniem. Gdy wymaga tego sytuacja, pracodawca powinien uzyskać dodatkowe zezwolenia, np. od inspektora pracy. Na koniec wszystkie dokumenty trzeba archiwizować, a ewidencję aktualizować w razie zmiany warunków zatrudnienia.

Jakie badania lekarskie są wymagane przed zatrudnieniem ucznia?

Wstępne badania medycyny pracy przebiegają etapami. Na samym początku przeprowadza się wywiad epidemiologiczny i badanie fizykalne, a w razie potrzeby zleca dodatkowe testy — np.:

• badania laboratoryjne (krew, mocz),
• EKG,
• sprawdzenie wzroku,
• audiometrię,
• spirometrię,
• zdjęcie RTG klatki piersiowej.

W podstawowym zakresie mieszczą się wywiad, konsultacja u specjalisty medycyny pracy oraz odpowiedni wpis do dokumentacji. Wyniki są potwierdzane orzeczeniem lekarskim, które może stwierdzać:

• brak przeciwwskazań,
• ograniczenia do niektórych zadań (np. prace lekkie),
• całkowite przeciwwskazania do zatrudnienia.

Rodzaj dodatkowych badań uzależniony jest od charakteru stanowiska. Na przykład:

• audiometria wymagana jest przy ekspozycji na hałas,
• spirometria i RTG zalecane są tam, gdzie występują pyły lub substancje drażniące,
• badanie okulistyczne jest konieczne, gdy praca wymaga dobrej ostrości wzroku,
• przy kontakcie z alergenami mogą być potrzebne badania dermatologiczne.

Gdy zmienia się profil pracy lub wzrasta narażenie zawodowe, wykonuje się badania przed zmianą oraz badania okresowe — ich częstotliwość zależy od stopnia ryzyka. W niektórych przypadkach wymagane jest także zaopiniowanie przez lekarza innej specjalności, np. kardiologa, pulmonologa czy okulisty. Koszty badań ponosi pracodawca, a skierowanie wystawia on sam lub lekarz medycyny pracy. Orzeczenie trafia do akt pracowniczych i stanowi podstawę do decyzji o dopuszczeniu do wykonywania obowiązków lub skierowaniu do lżejszych zadań. Celem tych procedur jest ochrona zdrowia, szczególnie młodocianych, oraz zapobieganie wykonywaniu prac niezalecanych ze względu na stan zdrowia.

Jakie prace uczniom wolno wykonywać, a jakie są wzbronione?

Przepisy dopuszczają tylko lekkie prace oraz zadania odpowiednie do wieku i kwalifikacji. Do takich obowiązków należą:

• drobne prace pomocnicze w handlu i biurze,
• proste porządki,
• prace promocyjne,
• obsługa stanowisk o niskim ryzyku.

Sezonowe i wakacyjne zatrudnienie jest możliwe, ale podlega tym samym ograniczeniom czasowym i formalnym wymaganiom. Zabronione są:

• prace niebezpieczne i ciężkie — na przykład obsługa maszyn stwarzających ryzyko,
• prace w szkodliwych warunkach (pyły, chemikalia, intensywny hałas),
• prace pod ziemią czy na wysokości,
• wszystkie zadania mogące zagrażać zdrowiu fizycznemu lub psychicznemu.

Kodeks pracy wyklucza też zatrudnianie młodocianych w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej. W dni nauki szkolnej maksymalny czas pracy to 2 godziny dziennie, a młodociani poniżej 16. roku życia nie powinni pracować dłużej niż 6 godzin na dobę. Dopuszczenie do konkretnych zadań zależy od orzeczenia lekarskiego i posiadanych kwalifikacji. Pracodawca musi sporządzić wykaz prac zabronionych dla młodocianych i zapoznać z nim zatrudnionego, a inspektor pracy kontroluje przestrzeganie tych zakazów. Ponadto pracodawca odpowiada za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy oraz za odpowiednie szkolenie BHP.

Jakie prawa pracownicze i urlopy przysługują uczniom?

Po sześciu miesiącach zatrudnienia młodociany pracownik nabywa prawo do 12 dni roboczych urlopu wypoczynkowego, który przyznaje się na podstawie złożonego wniosku oraz planu pracy zakładu. Ma też prawo do zwolnień na czas niezbędny do uczestnictwa w zajęciach szkolnych i dokształcaniu aż do osiągnięcia 18. roku życia. W dodatku pracodawca musi udzielić czasu wolnego na przystąpienie do egzaminu czeladniczego lub zawodowego i ponieść koszty związane z tymi egzaminami.

Wynagrodzenie młodocianego przysługuje za pracę w pełnym wymiarze określonym w umowie i stanowi podstawę do obliczania składek na ubezpieczenia społeczne; przysługują mu też pełne rozliczenia dotyczące czasu pracy i wypłat.

W zakresie czasu pracy obowiązuje:

• zakaz pracy w godzinach nadliczbowych,
• zakaz pracy w porze nocnej,
• sposób wprowadzenia szczególnych limitów dobowych i tygodniowych.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz przeprowadzać szkolenia BHP. Młodociani mają też prawo do orzeczeń lekarskich wpływających na zakres obowiązków i są chronieni przed zatrudnieniem przy pracach dla nich zabronionych.

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec ucznia?

Pracodawca ma liczne obowiązki wobec młodocianych pracowników, a ich przestrzeganie chroni zdrowie i prawa ucznia oraz zabezpiecza pracodawcę prawnie. Najpierw należy zawrzeć pisemną umowę o pracę, która precyzuje rodzaj przygotowania zawodowego, czas trwania zatrudnienia oraz zasady wynagradzania. Do najważniejszych zadań pracodawcy należą:

• przeprowadzenie szkolenia BHP przed rozpoczęciem pracy i udokumentowanie jego odbycia,
• zorganizowanie badań lekarskich oraz kontrola ich ważności — bez aktualnego orzeczenia młodociany nie może pracować,
• ustalenie wymiaru i rozkładu czasu pracy z uwzględnieniem zajęć szkolnych; praca nocna i nadliczbowa jest wykluczona,
• sporządzenie wykazu prac zabronionych i zapoznanie z nim ucznia,
• zapewnienie bezpiecznych, higienicznych warunków pracy oraz środków ochrony indywidualnej, gdy są konieczne,
• wyznaczenie opiekuna lub mentora, który pomoże w adaptacji na stanowisku,
• prowadzenie ewidencji pracowników, w tym młodocianych, oraz przechowywanie akt osobowych,
• zgłoszenie zatrudnienia do ZUS i innych właściwych organów oraz odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne,
• udzielanie zwolnień na dokształcanie i umożliwienie udziału w zajęciach szkolnych, a także zapewnienie czasu wolnego na egzaminy zawodowe,
• pokrycie kosztów egzaminów czeladniczych lub zawodowych oraz ewentualnych badań specjalistycznych,
• wypłata wynagrodzenia zgodnie z umową i przepisami oraz prawidłowe rozliczenie płacowe,
• współpraca ze szkołą i dyrektorem w zakresie programu praktyk, harmonogramu i dokumentacji kształcenia praktycznego,
• uzyskanie zgody przedstawiciela ustawowego, jeśli jest wymagana, i jej dokumentowanie w aktach,
• aktualizacja regulaminu pracy i instrukcji stanowiskowych oraz informowanie inspektora pracy w sytuacjach wymagających kontroli,
• przeprowadzanie badań okresowych i badań przed zmianą stanowiska, gdy zmienia się profil narażeń zawodowych,
• zapewnienie przerw, odpoczynku i limitów czasu pracy zgodnie z przepisami chroniącymi młodocianych.

Dbanie o te obowiązki jest nie tylko wymogiem prawnym, lecz także podstawą bezpiecznego i efektywnego kształcenia praktycznego młodych pracowników.