Wymagania dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych
Na początek warto zastanowić się nad wymaganiami, jakie ustawodawca stawia firmom zobowiązanym do zapewnienia swoim pracownikom możliwości dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. W myśl przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii procedura whistleblowingu powinna być tak zaprojektowana, aby kanały przyjmowania zgłoszeń zapewniały ochronę poufności tożsamości zarówno osoby dokonującej zgłoszenia, jak i osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Obok ujawnienia obecnego w firmie problemu równie ważne jest zapewnienie ochrony sygnaliście. W zgłoszeniach, które nie są anonimowe, powinna ponadto istnieć możliwość potwierdzenia ich przyjęcia oraz przekazania informacji zwrotnych.
Rozwiązania organizacyjne dotyczące zgłoszeń wewnętrznych
Istnieje szereg możliwych do wykorzystania rozwiązań organizacyjnych dotyczących zgłoszeń wewnętrznych. Pracodawca stojący przed koniecznością wdrożenia unormowań o ochronie sygnalistów może w szczególności:
-ustanowić w firmie odrębne stanowisko albo komórkę organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań,
-wyłączyć ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa funkcję sygnalizowania i przekazać ją do realizacji innemu podmiotowi, albo
-skorzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest system do obsługi zgłoszeń sygnalistów.
Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Jeżeli w organizacji ma funkcjonować odrębne stanowisko lub komórka do przyjmowania zgłoszeń, to w jej ramach należy zatrudnić odpowiednio przeszkolone osoby (Compliance Officers). Oznacza to nie tylko wzrost kosztów związanych z uruchomieniem pionu compliance, ale także konieczność ustawicznego szkolenia pracowników. Zatrudnieni powinni dawać rękojmię zachowania poufności oraz rzetelności w prowadzeniu postępowań wewnętrznych. Ochrona danych jest w tej mierze szczególnie istotna – tym istotniejsza, im większą rolę odgrywa w firmie czynnik personalny. Zachowanie odpowiednich standardów nie jest zadaniem łatwym. Warto odnotować, że wszelkie niedoskonałości, w tym błędy kadry w zakresie ochrony poufności tożsamości sygnalistów, pociągają za sobą ciężkie konsekwencje zarówno dla samego pracodawcy, jak i narażonej na działania odwetowe osoby dokonującej zgłoszenia.
Z kolei powierzenie zadań związanych z sygnalizowaniem podmiotowi zewnętrznemu daje większe szanse zachowania uczciwości i przejrzystości postępowania, ponieważ jest ono prowadzone przez osoby trzecie. Niestety może oznaczać jeszcze wyższe, często niewspółmierne koszty.Warto odnotować, że nawet w przypadku oddelegowania omawianego zadania poza firmę, po stronie pracodawcy pozostaje kwestia stosowania działań następczych. W związku z powierzeniem omawianego zadania podmiotowi zewnętrznemu potrzebne jest również zastosowanie skomplikowanych mechanizmów wymiany oraz przetwarzania danych. Całkowite oddzielenie sygnalizowania od zakładu pracy wydaje się więc wysoce utrudnione.
System do obsługi zgłoszeń wewnętrznych
Pozostaje zatem rozważyć ostatnie z rozwiązań. Stanowi ono swego rodzaju organizacyjny oraz kosztowy kompromis pomiędzy stworzeniem nowego stanowiska w firmie a powierzeniem obsługi zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu.Z punktu widzenia zgodności z przepisami prawnymi, a co za tym idzie, także z interesem pracodawcy, postępowanie ws. zgłoszenia wewnętrznego powinno być bezpieczne dla pracownika, proste w obsłudze oraz łatwe do wdrożenia. Powinno być również kompleksowe, tj. uwzględniające potrzebę przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Te cechy ma np. system WhistBoard. Jest to nowoczesne narzędzie do obsługi zgłoszeń sygnalistów, w którym przekazanie zgłoszenia anonimowego nie wymaga od sygnalisty pozostawiania jakichkolwiek danych kontaktowych. Umożliwia zatem zachowanie standardów poufności.
Jako system działający w chmurze, WhistBoard jest również bardzo prosty w obsłudze. Zgłoszenia dokonywane w jego ramach, tak jawne jak i anonimowe, są zarządzane przez pracodawcę, który na ich podstawie przeprowadza odpowiednie postępowanie. Dzięki sprawnej obsłudze zgłoszeń, systemowi powiadomień oraz dostępowi do statystyk WhistBoard pozwala na niemal natychmiastowe wykrycie nieprawidłowości i zareagowanie na nie. W efekcie przedsiębiorca ma szansę na bieżąco dbać o środowisko pracy oraz produktywność przedsiębiorstwa.
System WhistBoard skrojony na miarę Twojej firmy
System do obsługi zgłoszeń wewnętrznych powinien być dostosowany do realiów panujących w konkretnym przedsiębiorstwie. Te z kolei zależą przede wszystkim od wielkości firmy. Im więcej zatrudnionych osób, tym większe ryzyko wystąpienia sytuacji podlegających ujawnieniu oraz, co naturalne, większa liczba zgłoszeń. WhistBoard można dostosować do wielkości zatrudnienia, co przekłada się w szczególności na liczbę dostępów oraz kanałów zgłoszeniowych. Funkcjonowanie systemu wspierają statystyki i raporty dostępne już w wersji standard.
Podsumowanie
Każdy system służący do obsługi zgłoszeń wewnętrznych, aby spełniał swoją rolę, powinien być zgodny z wymogami prawnymi. W przypadku sygnalistów są to unijna dyrektywa oraz polska ustawa wdrożeniowa. Poza wspólnymi dla wszystkich przedsiębiorców kwestiami prawnymi, warto aby narzędzie takie było elastyczne i dawało firmom możliwość dostosowania różnych funkcji do indywidualnych potrzeb.
