Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi elementy każdej faktury są ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwana także ustawą o Vat) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (określane jako rozporządzenie fakturowe). Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przepisy odnoszące się do formy wystawianych faktur uległy w bieżącym roku pewnej zmianie.
Obowiązek wystawiania faktur został umieszczony w art. 106 ustawy o VAT – z treści tego przepisu nie wynika jednak, jak taki dokument ma wyglądać. Tym samym musimy sięgnąć do rozporządzenia fakturowego. Zgodnie z regulacją §4 i 5 powyższego aktu prawnego, fakturę wystawia zarejestrowany podatnik VAT czynny; podatnik, o którym mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Faktury mogą również wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.
Faktura powinna zawierać:
- datę jej wystawienia;
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku, od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Powyższe elementy nie są jednak jedynymi, które możemy odnaleźć w prawidłowo sporządzonej fakturze. W zależności od rodzaju dokonanej transakcji i obowiązku wystawiania faktur, przepisy wskazują na inne dodatkowe elementy omawianego dokumentu. Możemy je odnaleźć w ust.2 §5 rozporządzenia fakturowego.
Niezależnie od powyższego, pamiętajmy, że faktura nie zawiera m.in.:
- podpisów i pieczątek;
- oznaczeń „oryginał" i „kopia";
- numeru rejestracyjnego pojazdu, do baku którego jest wlewane paliwo – ustawodawca zlikwidował w ten sposób fikcję polegającą na tym, że podanie numeru rejestracyjnego na fakturze oznaczało, że paliwo było wlane do konkretnego baku. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że ten wymóg obowiązuje dopiero od 2013 r.
Pamiętajmy, że w sytuacji, gdy organ podatkowy ustali, że dana faktura nie odzwierciedla rzeczywistych transakcji pomiędzy podmiotami tam wymienionymi, ale zawiera wszystkie elementy formalne i nie jest "pusta", tzn. dokumentuje czynność, która została dokonana, chociaż pomiędzy innymi podmiotami, podatnik zachowa prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury, jeżeli przedsięwziął wszystkie działania, jakich można od niego racjonalnie oczekiwać, w celu upewnienia się, że dokonywana przez niego transakcja nie prowadzi do udziału w przestępstwie. W tym zakresie podatnik nie jest zobowiązany weryfikować tego, czy wystawca faktury: jest podatnikiem i składa deklaracje, płaci podatek oraz czy dysponuje sprzedawanymi towarami i może je dostarczyć, ma pozwolenie na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, zgłosił zatrudnionych pracowników, sam wykonał daną transakcję.
