Warto już na początku wyraźnie zaznaczyć, że prawo do urlopu przysługuje pracownikowi, a więc osobie świadczącej pracę na podstawie stosunku pracy bez względu na podstawę prawną jej powstania. Oznacza to, że podstawową przesłanką roszczenia o urlop jest istnienie stosunku pracy. Obliczanie wynagrodzenia urlopowego może w praktyce przysparzać niemałych trudności. Zgodnie z ogólną zasadą wynagrodzenie takie powinno odpowiadać pensji, jaką pracownik otrzymywałby, gdyby w tym czasie świadczył pracę.
Stałym elementem każdego wynagrodzenia urlopowego są składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości – oczywiście w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystania urlopu. Pensja urlopowa może zawierać jednak także składniki zmienne. Jeżeli bowiem w okresie ostatnich 3 miesięcy występują duże różnice w wysokości wypłaconych składników zmiennych wynagrodzenia, możemy przyjąć dłuższy okres niż 3 miesiące, nie większy jednak niż 12 miesięcy. Składniki te wchodzą do podstawy naliczenia wynagrodzenia urlopowego właśnie jako element zmienny. Zgodnie z regulacją rozporządzenia Ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, w przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W razie zmiany w powyższych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.
Ustalając wymiar wynagrodzenia urlopowego musimy pamiętać o elementach, które bezwzględnie nie mogą wchodzić w jego skład. Ustawodawca przewidział, że składnikami nieuwzględnianymi przy obliczaniu pensji urlopowej są:
- jednorazowe lub nieregularne składniki wynagrodzenia,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji e(nagrody) jubileuszowe,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- nagrody z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujące z tytułu w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.
