Zaprojektowane przepisy dopuszczają możliwość prowadzenia dokumentacji w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Aktualnie obowiązujące przepisy nakazują prowadzenie dokumentacji wyłącznie w formie papierowej, a nośniki elektroniczne dopuszcza się tylko jako formę pomocniczą. Sytuacja taka generuje duże koszty i jest uciążliwa dla przedsiębiorców. Utrzymanie tej regulacji nie znajduje uzasadnienia, bowiem istnieje możliwość weryfikacji zapisów elektronicznych z umowami, które sporządzone są w formie pisemnej, z aktami osobowymi pracowników i inną wymaganą dokumentacją. Wskazano konieczność stosowania rozwiązań systemowych umożliwiających rejestrację i przechowywanie wszystkich operacji wraz z kopią zapasową pozwalających na weryfikację zapisów na nośnikach elektronicznych. Z elektronicznej formy dokumentacji wyłączono meldunki użycia broni palnej oraz ewidencję użycia środków przymusu bezpośredniego. Jednocześnie zastąpiono dotychczasowy „protokół zawierający szczegółowy opis okoliczności użycia przez pracownika ochrony środka przymusu bezpośredniego lub broni palnej” określeniem „meldunków użycia broni palnej oraz ewidencją użycia środków przymusu bezpośredniego”.
.
Drugim istotnym powodem uzasadniającym zmianę rozporządzenia jest – podnoszona przez przedsiębiorców- konieczność prowadzenia dziesiątek lub nawet setek ksiąg realizacji umów zawierających takie same zapisy, ponieważ usługi dla wielu zleceniodawców wykonują ci sami pracownicy ochrony. Najczęściej ma to miejsce, gdy ta sama grupa pracowników ochrony prowadzi stały dozór sygnałów z elektronicznych urządzeń i systemów alarmowych lub stanowi załogi interwencyjne albo załogi pojazdów konwojujących wartości pieniężne. W tej sytuacji zakładanie dla każdej umowy osobnej księgi realizacji jest nieuzasadnionym utrudnieniem dla przedsiębiorców. W związku z tym zaprojektowano przepis w myśl którego umożliwia się prowadzenie uproszczonej dokumentacji.
O ile posiadanie broni i dysponowanie nią znajduje się pod kontrolą, ponieważ wydawane są decyzje w sprawie uzbrojenia, które muszą być uzasadnione konkretną potrzebą, uregulowany jest sposób magazynowania, ewidencjonowania, pobierania i zdawania broni, to w przypadku środków przymusu bezpośredniego takich regulacji nie ma. Rozporządzenie wydane na podstawie art. 38 ust. 3 dotyczy tylko kwestii samego użycia środków przymusu bezpośredniego. Zatem posiadanie pracowników wyposażenie pracowników w środki przymusu bezpośredniego leży wyłącznie w sferze woli przedsiębiorcy i znajduje się praktycznie poza kontrolą – także odnośnie podstawowego obowiązku, tzn. stosowania środków przymusu bezpośredniego tylko przez licencjonowanych pracowników ochrony i tylko w przypadkach uzasadnionego zagrożenia dla chronionego dobra. Zapis dotyczący wyposażenia pracowników wykonujących daną umowę w środki przymusu bezpośredniego będzie oczywistym uzupełnieniem opisu realizacji umowy, a księga odzwierciedli pełen obraz wykonywanej usługi. Przy czym ewidencja ta ma obejmować wyłącznie ich ilość i rodzaj przydzielonych do realizacji danej umowy. Ponadto dodano przepis, w myśl którego księgi realizacji umów rozpoczęte przed wejściem w życie procedowanego rozporządzenia, do czasu wygaśnięcia umowy mogą być prowadzone według dotychczasowych przepisów; nie muszą być wymieniane czy modyfikowane. W projekcie doprecyzowano także miejsce przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaną działalnością. Dokumentację należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub miejscu wykonywania działalności.
