Tak naprawdę omawiana forma jest potrzebna także dla pełnomocnictw do określonych czynności prawnych, umów zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, umów zbycia przedsiębiorstwa, różnego typu oświadczeń o charakterze majątkowym i niemajątkowym, wzorów podpisów członków organów osób prawnych (spółek, spółdzielni).
Podpis notarialnie poświadczony to nic innego jak stwierdzenie odpowiednią wzmianką przez notariusza na podpisywanym dokumencie, iż nasz podpis jest prawdziwy. W praktyce następuje to w momencie składania naszej sygnatury w obecności prawnika. Aby skorzystać z pomocy notariusza w omawianym zakresie, pamiętajmy nie tylko o umówieniu się z nim na konkretny dzień i godzinę, ale także o zabraniu właściwych dokumentów do kancelarii. Potrzebny nam będzie dokument potwierdzający naszą tożsamość – dowód osobisty lub paszport.
Każde poświadczenie własnoręczności podpisu dokonane przez notariuszem zawiera:
- datę i miejsce jego sporządzenia,
- oznaczenie kancelarii,
- podpis notariusza,
- pieczęć notariusza,
- godzinę i minutę poświadczenia (tylko na wniosek klienta).
Przy dokonywaniu czynności poświadczenia własnoręczności podpisu na dokumencie notariusz nie ma obowiązku badania zgodności z prawem treści tego dokumentu. Warto także wiedzieć, że potwierdzenie przez notariusza własnoręczności podpisu nie nadaje dokumentom prywatnym mocy dokumentu urzędowego – taka moc wynika wyłącznie z przybrania przez dokument formy aktu notarialnego. Na skutek poświadczenia własnoręczności charakter urzędowy zostaje nadany tylko podpisowi na dokumencie, który w pozostałym zakresie zachowuje charakter prywatny. W konsekwencji przysługuje mu domniemanie autentyczności, ale nie korzysta on z właściwego dokumentom urzędowym (publicznym) domniemania wiarogodności.
Każda czynność notarialna podlega należytej opłacie, tak też jest w przypadku dokonywania poświadczenia podpisu. Poświadczenie własnoręczności podpisu podlega opłacie notarialnej w wysokości:
- na dokumentach, jeżeli przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną – 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł + 23% VAT,
- na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 zł + 23% VAT.
Na zakończenie warto dodać, że zgodnie z treścią art. 101 Prawa o notariacie – Minister Sprawiedliwości może, w drodze rozporządzenia, upoważnić organy samorządu terytorialnego i banki mające swoją siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do sporządzania niektórych poświadczeń dokonywanych przez notariusza. Tym samym, w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu są upoważnieni:
- wójt (burmistrz, prezydent miasta):
– na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji,
– na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie;
- banki – na pismach upoważniających do odbioru pieniędzy lub innych przedmiotów z tych banków.
