Od strony technicznej dokonanie wpisu w księdze wieczystej polega na wprowadzeniu danych do systemu teleinformatycznego przez pracownika sądu. Działania te poprzedza decyzja o dokonaniu wpisu podjęta przez referendarza sądowego. To wszystko dzieje się na skutek skierowania do sądu wniosku wieczystoksięgowego. Jednak nie każdy jest uprawniony do złożenia wniosku o wpis w sądzie.
Wpis może być dokonany przez sąd z urzędu, co ma miejsce w przypadku zaistnienia oczywistej omyłki pisarskiej. To na przykład sytuacja, w której pracownik sądu popełni błąd podczas wprowadzania danych do elektronicznej księgi wieczystej i treść księgi wymaga poprawienia.
Dużą część wniosków wieczystoksięgowych wysyłają do sądu notariusze. Sporządzają oni akt notarialny sprzedaży nieruchomości, w którym zawierają stosowne wnioski o wpis, na przykład wniosek o wpis nowego właściciela w dziale drugim albo hipoteki w dziale czwartym. Wnioski, w tym przypadku, wysyłane są do sądu w formie elektronicznej. Przyspiesza to procedurę ich rozpatrywania.
Osobami uprawnionymi do złożenia wniosku o wpis w księdze wieczystej są właściciel nieruchomości, użytkownik wieczysty, wierzyciel oraz osoba, na rzecz której wpis ma nastąpić. Właściciel nieruchomości jest nie tylko uprawniony, ale nawet zobowiązany do złożenia wniosku o wpis w przypadku nabycia nieruchomości, objęcia spadku, sprostowania albo aktualizacji treści księgi wieczystej, w przypadku podziału nieruchomości, ustanowienia hipoteki albo służebności, ustania hipoteki, a także przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo własności. Natomiast wierzyciel może złożyć wniosek, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej, a więc na przykład, gdy na jego rzecz została ustanowiona hipoteka.
Wskazane osoby mogą złożyć wniosek o wpis w księdze wieczystej poprzez wypełnienie urzędowego formularza, który należy opłacić i wysłać do sądu rejonowego, wydziału ksiąg wieczystych, na którego obszarze właściwości położona jest nieruchomość. W celu sprawdzenia, czy wpis trafił do sądu oraz czy został rozpatrzony należy dysponować numerem księgi wieczystej, ponieważ w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych nie można odnaleźć księgi wieczystej po adresie albo księgi wieczystej po numerze działki.
