W jakich sytuacjach możemy podpisać umowę o zachowaniu poufności? Kiedy partner partner biznesowy może zażądać czegoś takiego?
Umowa o zachowaniu poufności powinna być zawierana w tych wszystkich przypadkach, w których dochodzi do przekazywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji w art. 11 ust. 4 określa, że przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Umowa o zachowaniu poufności inaczej zwana także umową NDA (ang. non-disclosure agreement)może zarówno dotyczyć przedsiębiorców jak i osoby fizyczne. W przypadku osób fizycznych umowa taka zawierana jest najczęściej przed powołaniem osoby na stanowisko członka zarządu w spółce kapitałowej. Osoba taka ma wówczas możliwość zapoznania się z sytuacją finansową i organizacyjną spółki, a tym samym zweryfikować postawione przed zarządem plany biznesowe.
Co może nam zapewnić taka umowa? Kiedy warto zabezpieczyć się taką umową?
Umowa o zachowaniu poufności jest sporządzana wówczas, gdy chcemy oprócz ustawowych obowiązków określonych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji umownie zobowiązać kontrahenta do zachowania poufności. Przede wszystkim umowa taka może precyzyjnie określać jakie informacje poufne są udostępniane i jakie sankcje są przewidziane za naruszenie obowiązku zachowania poufności, a także jakie są szczegółowe obowiązki przy przekazywaniu informacji aby nie doszło do ich ujawnienia osobom trzecim. Zawarcie takiej umowy ułatwia w razie zaistnienia sporu pomiędzy stronami wykazanie, że strona jest odpowiedzialna za udostępnienie informacji poufnych osobie trzeciej lub ich wykorzystanie we własnym interesie. Dobrze sporządzona umowa daje także możliwość lepszej obrony w razie bezzasadnych zarzutów.
Na co uważać przy podpisywaniu umowy o zachowaniu poufności? Na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu takiej umowy?
W większości przypadków umowy o zachowaniu poufności zawierają sankcję za jej naruszenie w postaci wprowadzenia kar umownych. Postawę stanowi art. 483 § 1 k.c. w myśl, którego można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Zawierając taką umowę należy zatem zwrócić szczególną uwagę na okoliczności, których wystąpienie może spowodować żądanie zapłaty zastrzeżonych na tą sytuację kar. Kary umowne mają to do siebie, że strona na rzecz której są one zastrzeżone może żądać ich zapłaty bez względu na to czy poniosła jakąkolwiek szkodę oraz na jej wysokość, a jedyną przesłanką żądania zapłaty tych kar jest niewywiązanie się lub nienależyte wywiązanie z postanowień umownych. Zastrzeżona w umowie wysokość kary umownej sięga najczęściej kilku lub nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, a zastrzeżona jest za każde naruszenie umowy. Suma kar umownych może zatem sięgać astronomicznych kwot, a co gorsze zawierając tak niekorzystną umowę trudno się bronić w przypadku, gdy kary kontrahent będzie żądał ich zapłaty.
Jakie najczęściej pojawiają się błędy w tego typu dokumentach?
Najczęstsze błędy jakie można spotkać w umowach o zachowaniu poufności to przede wszystkim złe oznaczenie stron stosunku umownego. Zdarza się, że strony wpisują, że umowa zawarta jest „pomiędzy firmą X z siedzibą w Y”, nie wpisując nic więcej. Strony każdej umowy powinny być precyzyjnie określone, dotyczy to zwłaszcza osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Umowa w takim przypadku zawierana jest np. z „Janem Kowalskim prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą…”, a nie z „firmą”. W przypadku spółek należy zwrócić szczególną uwagę na sposób reprezentacji spółki. Umowa winna być zawarta przez osoby, które mają prawo reprezentacji spółki zgodnie z wpisem do rejestru przedsiębiorców. Tu również często dochodzi do nieprawidłowości, a to może powodować nieważność umowy.
Ile czasu może funkcjonować umowa?
Nie ma bliżej określonych ram czasowych związanych z okresem obowiązywania takiej umowy. Strony winny określić czas jej obowiązywania tak, aby zapewnić wykonanie celu umowy jakim jest zachowania w poufności określonych informacji uzyskanych od drugiej strony. Czasem zdarza się, iż umowa taka jest nieograniczona w czasie, co podyktowane jest przekazaniem informacji, których ujawnienie w każdym czasie może powodować szkodę dla drugiej strony umowy. Wydaje się jednakże, że taki okres umowy nie jest do końca prawidłowy. Przede wszystkim umowa zawarta na czas nieokreślony winna przewidywać możliwość jej rozwiązania, a tym samym bezterminowe zobowiązanie umowne mogłoby zostać wypowiedziane i skutek nieograniczonego w czasie obowiązywania nie zostałby osiągnięty. Ponadto zgodnie z przepisami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji roszczenia z tytułu czynów nieuczciwej konkurencji ulegają przedawnieniu tak jak wszelkie inne roszczenia majątkowe. W tym przypadku przedawnienie następuje z upływem lat trzech, a bieg przedawnienia rozpoczyna się oddzielnie co do każdego naruszenia. Z tego też względu bardziej zasadne jest określenie czasu obowiązywania umowy. Najczęściej okres obowiązywania takich umów to kilka lat, gdyż po tym czasie uzyskane informacje tracą swoją przydatność.
Jakie najbardziej restrykcyjne zapisy mogą się znaleźć w takiej umowie?
Najbardziej restrykcyjne zapisy w umowie o zachowaniu poufności dotyczą bezwzględnego obowiązku udzielania jakichkolwiek informacji. Należy jednak pamiętać, że istnieją sytuację, w których kontrahent na mocy odpowiednich przepisów prawa ma obowiązek ujawniać określone informację. Dotyczy to np. spółek publicznych, które mają obowiązek informacyjny publikowania określonych informacji. Zaniechanie takich obowiązków może narazić zarząd na odpowiedzialność administracyjną a nawet karną. Umowa przewidująca takie bezwzględne zakazy udzielania informacji dodatkowa zabezpieczona karami umownymi może być bardzo niekorzystna dla partnera, albowiem naruszenie tych postanowień może uruchomić kary umowne. Należy zatem w umowie takiej opisać przypadki w których możliwe będzie udzielenie informacji określonym podmiotom lub np. za zgodą kontrahenta, a także ustalenie, iż informacja już nie jest informacją poufną, gdy została ona już upubliczniona przez inne osoby lub samego kontrahenta.
Jarosław Olejarz
Wzór umowy – http://dokumenty.serwisprawa.pl/umowa-o-zachowaniu-poufnosci,719.html
