Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Zmiana sposobu zarządzania nieruchomością wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Zagadnienia związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną reguluje Ustawa z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali (Dz. U. z 2000r., Nr 80, poz. 903 ze zm.) oraz Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010r., Nr 102, poz. 651 ze zm.).
Duże wspólnoty mieszkaniowe (powyżej 7 lokali) mają obowiązek powierzyć lub wybrać zarząd nieruchomości wspólnej.
Zarządcą nieruchomości może być osoba fizyczna posiadająca licencję zawodową. Działa on na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie wskazuje się w szczególności zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie, numer jego licencji zawodowej oraz oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami. Zakres uprawnień i obowiązków zarządcy wynika z przepisów ustawy, z przepisów odrębnych ustaw oraz z tej umowy. Umowa o zarządzanie określa również sposób ustalenia lub wysokość wynagrodzenia za zarządzanie nieruchomością. Zarządca nieruchomości nie może czerpać korzyści z zarządzania nieruchomością oprócz pobierania wynagrodzenia, chyba że umowa o zarządzanie stanowi inaczej. Duże wspólnoty, które nie powierzyły zarządu, muszą go wybrać. Wybrany zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy a jego wyboru dokonują właściciele, w formie uchwały. Członkiem zarządu może być tylko osoba fizycznawybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona. Wybrany zarząd kieruje sprawami wspólnoty, reprezentuje właścicieli lokali na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami. Zarząd podejmuje samodzielnie czynności zwykłego zarządu dotyczące zwykle bieżącej eksploatacji nieruchomości, czyli np. zawiera umowy o dostawę usług dla nieruchomości wspólnej, organizuje zebrania, przygotowuje projekty uchwał, organizuje prace porządkowe, remontowe, konserwacyjne, dba o ciągłość dostaw wody, ciepła, gazu, energii elektrycznej oraz o usuwanie nieczystości. W sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu zarząd potrzebuje zgody właścicieli lokali. Na dokonanie takiej czynności zgodę musi wyrazić większość właścicieli w uchwale podjętej przez właścicieli lokali przewagą głosów, liczoną według wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej. Do czynności przekraczających zwykły zarząd zalicza się między innymi: ustalenie wynagrodzenia zarządu, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, podział nieruchomości wspólnej, nabycie nieruchomości, wytoczenie powództwa właścicielowi mieszkania zalegającemu z opłatami lub w sposób rażący lub uporczywy wykraczającemu przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo czyniącemu uciążliwe swoim niewłaściwym zachowaniem korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej.
Małe wspólnoty (do 7 lokali) nie muszą wybierać zarządu ani powierzać go zarządcy, dlatego też bardzo często właściciele sami zarządzają nieruchomością wspólną.
W tym przypadku do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. W takiej wspólnocie każda decyzja dotycząca czynności przekraczającej zwykły zarząd wymaga zgody wszystkich właścicieli lokali a w zakresie nie przekraczającym zwykłego zarządu – zgody większości. Większość liczy się udziałami w nieruchomości wspólnej.
We wspólnocie mieszkaniowej może się również pojawić zarząd przymusowy ustanawiany przez sąd.
W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych każdy z właścicieli może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego w sytuacji, gdy zarząd nie został powołany lub pomimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki. Jeżeli w terminie dwóch lat od dnia wyodrębnienia własności pierwszego lokalu w dużej wspólnocie właściciele lokali nie dokonają wyboru zarządu ani nie powierzą zarządu nieruchomością wspólną w umowie zawartej w formie aktu notarialnego, to ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd może żądać także dotychczasowy zarządca nieruchomości, który sprawował zarząd nieruchomością w dniu, w którym wyodrębniono własność pierwszego lokalu i kontynuował zarząd tą nieruchomością przez okres co najmniej dwóch lat.
W przypadku małej wspólnoty mieszkaniowej każdy ze współwłaścicieli może wystąpić do sądu o wyznaczenie zarządcy, jeżeli nie można uzyskać zgody większości współwłaścicieli w istotnych sprawach dotyczących zwykłego zarządu albo jeżeli większość współwłaścicieli narusza zasady prawidłowego zarządu lub krzywdzi mniejszość.
Właściwym w sprawie ustanowienia zarządy przymusowego jest sąd rejonowy miejsca położenia nieruchomości. W przypadku ustanowienia takiego zarządcy sąd określa jego wynagrodzenie oraz zakres uprawnień i obowiązków. Sąd odwołuje zarządcę przymusowego, gdy ustają przyczyny jego powołania.
